Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy
Asemamiehenkatu 4, 00520 Helsinki
Puh. (09) 8770 400
Sähköposti: toimisto@kasanenvuorinen.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Asianajaja Mika Ojanen, yhteystiedot kuten edellä, mika.ojanen@kasanenvuorinen.fi

3. Rekisterin nimi

Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:n asiakasrekisteri ja asiakastietojen tietokanta.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:n ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen, asiakkaan suostumukseen, asiakkaan antamaan toimeksiantoon tai muuhun asialliseen yhteyteen.

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään seuraavia käyttötarkoituksia varten, joita ovat:

asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta;
lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttäminen.

Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy ei kerää tai luovuta tietoja suoramainontatarkoituksiin. Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy ei myöskään käytä nettisivuillaan (www.kasanenvuorinen.fi) evästeitä.

5. Rekisterin tietosisältö

Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy kerää ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä kohdassa 4 mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamista varten. Tiedot kerätään ensisijaisesti asiakkailta itseltään. Lisäksi tietoja kerätään mahdollisesti siltä järjestöltä, jonka jäsen asiakas on ja jonka myöntämän oikeusturvan perusteella toimeksianto on saatettu Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:n hoidettavaksi. Tietoja kerätään lisäksi viranomaisilta ja viranomaisrekistereistä.

Asiakasrekisteriin tallennetaan asianajotoimiston yksityishenkilöasiakkaiden sekä järjestöasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja.

Asiakasrekisteriin kerättävät, yksityishenkilöasiakkaan henkilötiedot:

Etu- ja sukunimi
Kotiosoite
Postinumero ja -toimipaikka
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Henkilötunnus
Toimeksiannon laatu
Toimeksiannon hoitamiseksi tarvittavat asiakirjat, jotka voivat sisältää henkilötietoja

Toimeksiannosta riippuen asiakasrekisteriin voidaan kerätä yksityishenkilöasiakkaista myös mm. seuraavia henkilötietoja:

Toimeksiannon yhteydessä saadut muut henkilötiedot koskien esim. asiakkaan siviilisäätyä, perhesuhteita, koulutustaustaa, työpaikkaa, varallisuutta ja velkoja, verotietoja, vakuutuksia ja /tai terveydentilaa, sosiaalietuuksia sekä rikos- tai muita tuomioita.

Asiakasrekisteriin kerättävät järjestöasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötiedot:

Etu- ja sukunimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Työnantaja
Titteli

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään toimeksiannon yhteydessä yksityishenkilöasiakkaalta tai ammattiliitolta, jonka jäsen asiakas on. Tietoja voidaan asiakkaan toimeksiannon hoitamiseksi kerätä myös muilta tahoilta kuten esim. työttömyyskassalta, verohallinnolta, pankeilta, viranomaisilta, seurakunnalta tai yksityisyrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsittelevät vain Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:n erikseen määrittelemät henkilöt sekä Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:n toimeksiannosta palveluita ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Käytettäessä ulkopuolisia sopimuskumppaneita (esim. IT-ylläpito, tilitoimisto) tällaisten tahojen kanssa on sovittu tietoturvasta ja henkilötietojen käsittelystä sekä annettu tietojen käsittelyä koskeva ohjeistus.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne ainoastaan Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:n työntekijöillä on pääsy.

Digitaalinen aineisto on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetulla työntekijällä tai yhteistyökumppanilla. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

10. Profilointi

Asiakasrekisterin tallennettuja henkilötietoja ei hyödynnetä profilointitarkoituksissa.

11. Tietojen säilyttäminen ja tuhoaminen

Asiakkaasta kerättyjä henkilötietoja säilytetään tarkoituksena käyttää niitä edellä kuvattuihin tarkoituksiin ja niin kauan kuin laista ja muista velvoittavista normeista tai asiakkaan kanssa tehdystä sopimuksesta johtuu.

Asiakastietojen säilyttämisen osalta noudatetaan Asianajajaliiton asiakirjojen säilyttämistä koskevaa suositusta (Suomen Asianajajaliiton ohjeet ja normi, B 10, 15.6.2012).

Muu kuin säädöksen tai sopimuksen perusteella säilytettävä asiakirja-aineisto arkistoidaan kymmenen vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä lukien.

Säilytyksen päätyttyä henkilötiedot tuhotaan tietoturvallisesti.

12. Tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:n asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Asianajajista annetun lain 5 c §:n 1 momentin mukaisesti asianajajalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Näin ollen tarkastusoikeus voidaan toteuttaa ainoastaan ottaen huomioon asianajajia koskeva erityislainsäädäntö.

13. Asiakkaan oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Asiakkaalla on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä häntä koskeva, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti.

Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun asiakas odottaa Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:ltä vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

14. Asiakkaan oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki, PL 800, 00521 Helsinki, puh. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi.

Lisäksi Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy noudattaa tietojen käsittelyssä hyvää asianajotapaa, jolta osin toimintaa valvoo Suomen Asianajajaliitto, Simonkatu 12 B 16, PL 194, 00101 Helsinki, puh. (09) 6866 120, info@asianajajaliitto.fi.

15. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään asiakkaan suostumukseen perustuen, asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:lle.

16. Yhteydenotot

Kaikissa tietosuoja-asioissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä kirjallisesti Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy:öön. Yhteystiedot kohdassa 1. Mikäli asiakas haluaa käyttää yhteydenottoon suojattua sähköpostia, yhteydenotto voidaan tehdä http://turvaposti.kasanenvuorinen.fi -portaalin kautta.

Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen Oy voi tarvittaessa pyytää asiakasta täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja asiakkaan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

(päivitetty 18.5.2018)